¿Cómo automatizar los controles de acceso y asistencia?

Quién accede, y a qué áreas accede, y en qué condiciones lo hace. Quién está trabajando y desde dónde, quién se retira, quién se reintegra… Por más que las tecnologías estuvieron disponibles desde hace décadas, para responder las preguntas arriba formuladas era necesario un pequeño ejército de agentes humanos, que a menudo registraban esta información en sistemas aislados e incompatibles, cuando no lo hacían caligráficamente (en el mejor de los casos), tinta sobre papel. Había una transformación digital en marcha, pero ésta avanzaba a paso cansino.

La Pandemia aceleró esa transformación, porque disparó súbitamente la necesidad de hacer lo mismo con menos personal. La operación distribuida fue algo así como el acta de defunción de las viejas formas de registro y control de la presencialidad y los accesos. Los nuevos protocolos sanitarios requirieron decenas de ojos artificiales bien entrenados en el arte de medir distancias, contar presencias, identificar patrones biométricos y medir temperaturas. Los controles de acceso y de presencialidad tuvieron necesariamente que evolucionar. Con todo, transcurrido un año y medio desde el comienzo de aquella cuarentena decisiva, muchas empresas todavía no han comprendido la verdadera propuesta de valor de estas soluciones y, sobre todo, sus beneficios.

¿Quién vive?

Si bien las soluciones de control de acceso y las de control de presencialidad persiguen objetivos diferentes, tienen una buena cantidad de componentes en común. En el punto físico de acceso o ingreso al trabajo, usualmente se despliega algún tipo de dispositivo que permite identificar a los ingresantes. Existen numerosas formas de identificación, que van desde el uso de tags de objetos que contienen tags de radiofrecuencia (cada tag transmite un código único), pasando por los teclados para ingresar códigos/PINs o escáneres de códigos QR para reconocer credenciales, hasta llegar a cámaras y otros sensores que reconocen variables biométricas (huellas digitales, palmas, iris, parámetros faciales). Estos dispositivos pueden evaluar in situ o enviar la información a un sistema centralizado para verificar que quien ingresa es quien dice ser. Otro sistema es el encargado de franquearle o bloquear el paso. Tanto los registros de tiempo, las imágenes como las identidades quedan luego registrados en las bases de datos de diversos sistemas informáticos de backend, como por ejemplo los logs de Seguridad, o bien los sistemas de gestión de RR.HH.

“Son varios los beneficios de una organización que opta por implantar una solución de control de presencialidad o de asistencia, tanto para el empleado como para la organización”, plantea Gonzalo Mauro, gerente de Producto de Control De Acceso en Hurin: una empresa joven que provee soluciones de Seguridad Electrónica, con sede en la Ciudad de Buenos Aires. Una de estas ventajas radica en que estos sistemas ayudan a mejorar la productividad. Dicho de otra forma: “Al saber las horas a las que entran y salen los trabajadores, es posible establecer mejores objetivos o bien, de ser necesario, asignar más en determinados departamentos”. Por otro lado, la información registrada por estos sistemas también permite arriba a estrategias para reducir el ausentismo, añade Mauro.

Como en toda automatización, el uso de estos sistemas reduce considerablemente las tareas administrativas, “ya que toda la información que recaba el sistema de control de presencialidad/asistencia queda registrada en una base de datos, de forma organizada”. De hecho, la información puede ser visualizada de múlt5iples formas, incluso de manera remota (sin que el ejecutivo de Recursos Humanos se encuentre físicamente en la oficina). Con todo, agrega Mauro, la ventaja más importante “es que evita el síndrome del quemado (burnout). Al saber que existe un control sobre su jornada laboral, el empleado tiende a ser más eficaz y productivo evitando así un estrés crónico”.

Mauro considera que el gran problema de las empresas es “lograr que las tareas los y procesos se automaticen de manera exitosa”. Más allá de la velocidad de resolución, otro buen indicador del éxito de una automatización es el grado de visibilidad que las áreas de gestión tienen sobre las tareas, sus resultados y los recursos utilizados. En este caso, la solución para el control de presentismo/asistencia, permite calcular las asistencias, la puntualidad, las horas trabajadas, analizar las horas no trabajadas y clasificarlas por causas (vacaciones, enfermedades, etcétera), generar estadísticas y gestionar de forma remota la información del sistema de control de presencialidad/asistencia, todo lo cual les brinda a las áreas de Recursos Humanos un panorama más amplio de su organización.

Vale aclarar que cuando se habla de soluciones tecnológicas, en general hacemos referencia a un conjunto de hardware, software y servicios profesionales. No se trata de un dispositivo único o un software que se puede usar apenas abierta la caja. Para que una solución responda exitosamente, debe ser adecuada a las particularidades de la organización y desplegada siguiendo las mejores prácticas. Dicho de otra forma, en la mayoría de los casos es necesario que un partner tecnológico colabore en el diseño y el despliegue de las soluciones tecnológicas.

Hurin provee sistemas de control de presencialidad biométricos (huella, palma y rostro), sistemas con detección de temperatura corporal y barbijo, pulsadores de salida, cerraduras eléctricas y electromagnéticas, cierra puertas, llaveros, monedas y tarjetas RFID y licencias para sus respectivos software. “En el desarrollo de esta actividad la realizamos con un importante aporte humano de parte de todo nuestro equipo de trabajo, poniendo el foco principalmente en brindar un destacado servicio a nuestros clientes de todo el país”. Algunos componentes de esta solución incluyen dispositivos de Dahua, proveedor con el cual Hurin tiene una alianza de más de ocho años. “Todo es tiempo nos permite ofrecer soluciones integrales de primera línea en un mercado tan competitivo”. Hurin trabaja con otros fabricantes de soluciones como Zkteko (controles de acceso y asistencia, y Zudsec, Siera e Intelbras (accesorios).

“La mayoría de los sistemas de control de presentismo/asistencia Dahua se pueden utilizar con Smart PSS (un software integral de videovigilancia de Dahua) de manera gratuita para organizaciones pequeñas, y para organizaciones más grandes se puede utilizar la licencia DSS EXPRES (un software de seguridad de Dahua provisto a través de una suscripción, que se paga por uso). Invertir en un sistema de control de presentismo/asistencia da varias ventajas como las que hemos mencionado, por lo tanto, es una inversión con un retorno de beneficios de por vida”, finaliza Mauro.

Una plataforma para controlarlos a todos

“Work4U es una plataforma que centraliza todo lo respectivo a control de accesos, asistencia, licencias/vacaciones, novedades y recibos electrónicos. La app (que permite el acceso desde smartphones a la plataforma) está disponible para su descarga desde los almacenes de aplicaciones de Android e iOS, y puede ser accedida desde la Web. También y se integra con los dispositivos biométricos para centralizar la información en un solo lugar”, explica Martín Cornejo, gerente comercial de MegaTech, que es la empresa que desarrolló esta plataforma y sus aplicaciones satélites. “La plataforma está alojada en Azure, la nube de Microsoft”, aclara el ejecutivo.

Megatech es una empresa argentina con más de veinticuatro años en la industria IT. “Somos una empresa que trabaja bajo el concepto de Mejora Continua, lo cual nos lleva siempre a estar buscando la evolución de todos nuestros servicios y productos. Trabajamos certificados en las normas ISO 9001 y bajo las mejores prácticas del mercado. Megatech cuenta con varias verticales de negocios, lo cual permite brindar un portafolio de opciones muy amplio a los clientes y adicionalmente potenciar las distintas soluciones”, describe el gerente comercial.

Work4U es multi-industria, comenta Cornejo, dado que su funcionalidad no sólo incluye el control de asistencias o accesos, y además contempla tanto los accesos físicos como aquellos del personal distribuido, capacidad que cobró un nuevo sg¡ignificado durante la reciente pandemia. De cara al usuario, aclara Cornejo, “Work4U normalmente es una app que resuelve muchos temas de Recursos Humanos y es con ellos con quien solemos trabajar”.

Work4U permite resolver el problema de heterogeneidad en los dispositivos instalados en los puntos de acceso. “Muchas empresas están con el problema que tienen controles biométricos de distintas marcas, o que no tienen la información centralizada, o tienen distintas plataformas para cada uno de los módulos”, comenta Cornejo. Work4U reúne todos estos módulos, destacando especialmente en la generación de reportes personalizados. “Es un diferencial absoluto. Nuestros reportes no son estándares, y se realizan a la medida de cada cliente dado que cada empresa precisa la información plasmada con datos distintos o de forma diferente. Todo eso lo realiza nuestro equipo de soporte y se personaliza para cada cliente. Todos estos puntos, generan un ahorro muy grande en los tiempos que las áreas de RR.HH. le dedican a validar, informar, relevar y controlar lo que sucede en la compañía”.

La app, tiene como funcionalidades principales:

• Control de asistencias, llegadas tardes, vinculación con los biométricos de accesos, control de síntomas.
• Licencias (todo tipo de licencias), abarcando vacaciones, aprobaciones, carga de documentos, portal de gestión de ética, carga de tickets de pedidos.
• Portal de novedades, posibilidad de carga de videos, imágenes, texto, links. Realización de notificaciones push.
• Recibos electrónicos, documentación digital, legajo.

Cornejo destaca que la app es de uso simple para el usuario, y también resulta simple la gestión por parte del personal de RR.HH. “Inicialmente se realiza un onboarding donde nosotros, mediante preguntas que ya tenemos establecidas, relevamos las necesidades puntuales de la empresa y planteamos los pasos de ejecución. De todas maneras, adicional a la simpleza de la plataforma, cada cliente cuenta con un equipo de soporte que trabaja codo a codo con el área en cuestión”.

Cómo digitalizar los accesos de forma simple

Un reciente estudio realizado por Hipcam en conjunto con la consultora Opinaia, reveló en primera instancia que la inseguridad se encuentra dentro de las cinco preocupaciones principales del país, donde más del 86% de los encuestados expresó que la tecnología podría ayudar mucho al control y seguridad del hogar. El mismo relevamiento indica que más del 66% de los encuestados acudiría a su vecino frente a una situación de emergencia. Esto pone en evidencia que la ayuda vecinal se encuentra latente en la comunidad argentina, pero que faltaba la adopción de una tecnología integradora que la potencie.

Hipcam se define a sí misma como la primera “proptech” (startup tecnológico con una solución para edificios) argentina. Y su foco es digitalizar los accesos a los edificios residenciales y corporativos para que cada usuario (individuos y consorcios) pueda administrar la seguridad, ya no con un portero eléctrico convencional, llaves o guardias de seguridad, sino a través de la tecnología inteligente, simple y fácil de usar, a un muy bajo costo.

“En 2019 fuimos a CES (la famosa feria de tecnología de consumo de Las Vegas) con un prototipo que habíamos diseñado, que era una cámara con pantalla táctil. Allí conocimos a Foxconn (el mayor fabricante de componentes electrónicos a nivel mundial) y empezamos a diseñar el nuevo producto. Hipcam tiene como propósito revolucionar los accesos a edificios residenciales y corporativos a través de la tecnología, para lograr comunidades más seguras y conectadas”, define Esteban Zecler, CEO del emprendimiento.

Su solución se llama Video DoorBell Concierge y está compuesta por un dispositivo de ingreso (similar a un video-portero eléctrico, aunque conectado y con varias funciones adicionales), un dispositivo trabapuertas (que provee una fuerza de 600 kilos), ambos conectados vía Internet a una plataforma de nube, y una app para atender desde el móvil. La solución en su conjunto permite:

• Atender, reconocer y abrir la puerta a las visitas a través de una videoconferencia con el celular.
• Apertura de puerta con Face Recognition y Código de seguridad.
• Apertura de la puerta con un botón desde la app.
• Creación y gestión de llaves digitales temporales (QR) para las visitas.
• diferentes de alertas de seguridad: silenciosa con código de emergencia, botón de pánico (notificando de la emergencia a los vecinos).
• Integración de proveedores de empresas de seguridad.
• Registro de eventos con imágenes.

La solución es de fácil despliegue, aunque es necesaria la intervención de un integrador tecnológico habilitado por Hipcam (en este caso de la mano del distribuidor de la marca, que es Secutiry One). La conectividad del smartlock (o trabapuertas inteligente) y del intercomunicador externo puede ser cableada o inalámbrica. “Pusimos el énfasis en el despliegue fuera sencillo. Nuestro intercomunicador sólo necesita Wi-Fi y un cable de alimentación 12 Volts. Además, al comunicación entre el intercom y el sistema de trabapuertas también es inalámbrica”.

El otro diferencial está en el llamado proceso de onboarding (el registro de los usuarios, sus huellas, rostros, etc.). Muchas veces este proceso exige que el usuario asista al edificio y registre la huella en un lector especial, con un administrador del sistema que debe estar abocado a esta tarea. En un contexto empresarial dice Zecler, cuantos más empleados o turnos tenga la organización, más tiempo llevará el onboarding. “Nosotros entendíamos que tanto para el edificio residencial como el corporativo el onboarding tenía que ser simple y autogestionado. De modo que invitamos un usuario a través de un mail”.  Una vez recibida la invitación es el mismo usuario (empleado o propietario del departamento), quien crea sus credenciales y contraseñas, se saca una selfie para registrar su rostro, crea un código de acceso para que el ingreso tenga dos factores de autenticación (algo que sé y algo que tengo) y un código de emergencia (la puerta se abre pero silenciosamente avisa o bien a los vecinos o al sistema de monitoreo de seguridad en el caso de la empresa).

“En un mismo dispositivo reunimos un portero eléctrico, una cerradura, un botón de pánico, una cámara de seguridad y una sirena que podemos activar en una situación de emergencia”, resume Zecler. El dispositivo también permite hacer videollamadas. “Si quien ingresa necesita ir al área de Administración, una vez que elige esa opción en el panel digital automáticamente suena en todos los celulares o teléfonos fijos que nosotros anexamos al área de Administración. Quien atiende puede estar en la oficina, en su casa o en la calle”.

El sistema puede formar parte de una solución más amplia de control de asistencia, dado que se integra con iCheck (un software de gestión de Recursos Humanos) de Onsoft, y con la central de monitoreo de SoftGuard. Si bien hace pocos meses que la solución comenzó a ser distribuida comercialmente, ya cuenta en su cadena de partners a GIA (Global Intelligent Access): una empresa especializada en soluciones integrales de seguridad electrónica para edificios de viviendas y de oficinas.

Control horario y de asistencia desde la nube

iCheck es una plataforma modular de Gestión de RRHH, desarrollada para correr en la nube. Permite llevar el control de horario y asistencia del personal, a quienes identifica mediante parámetros biométricos. Este reconocimiento se puede hacer a través de escáneres USB de reconocimiento de huella digital, equipos autónomos de diversos fabricantes (RFID, reconocimiento facial, huella digital, etc.) o una app de reconocimiento facial con geolocalización que corre en el smartphone.

Abarca procesos tales como:

• Planificación de horarios de manera automática, permitiendo sugerir la cantidad de empleados en función de las ventas proyectadas para un periodo, entre otras variables del negocio.
• Legajo digital del empleado, permitiendo administrar y disponer de toda la información de manera dinámica y centralizada.
• Recibo de sueldo digital, permitiendo la creación, distribución y firma tanto del empleador como del empleado.
• Las notificaciones a los empleados, creando un canal de comunicación masivo y/o individual simple y eficaz.
• La cartelera corporativa, para que las novedades de la compañía estén visibles tanto para el trabajo presencial como remoto.
• Onboarding del empleado, permitiendo solicitar la documentación de manera automática y no presencial, pudiendo contener firma (contrato de confidencialidad, etc.) o no (imagen del DNI, etc.)

“Para su operación, iCheck, cuenta con un portal web y una app, tanto para la empresa como para cada uno de los empleados, permitiendo la administración centralizada de la funcionalidad y la seguridad”, explica Darío Sucharczuk, director de Onsoft, la empresa que ha desarrollado iCheck. La solución se comercializa bajo la modalidad Software como ser vicio (SaaS), mediante un abono mensual, sin contrato de permanencia mínimo. El precio de los abonos se calcula en función de los módulos a utilizar y la cantidad de dispositivos y/o personas. “Nos contratan todo tipo de clientes, desde compañías con muchas tiendas distribuidas por todo el país, hasta empresas sin oficinas, con personal realizando trabajo remoto”, destaca Sucharczuk. Entre los clientes que ya están usando esta solución figuran Nike, Adidas, Arredo, Vitamina, Akiabara, Mostaza, Fabric Sushi, Tea Connection. Green Eat, Openfarma, Vassallo, y la Municipalidad de Carmen de Areco.

Onsoft es una empresa argentina que desarrolla, comercializa e implementa software. Fundada en 2011 por Dario Sucharczuk y Diego Czernuszka, hoy provee soluciones  clientes en la Argentina, Uruguay y Perú, con la idea de desembarcar el año próximo en nuevos países.